Perché abbiamo scelto Basecamp per comunicare e organizzare il lavoro

Scegliere e implementare nuove soluzioni è sempre una sfida difficile, anche nella vita di tutti i giorni — pensiamo anche solo a dover scegliere una app tra tutte le opzioni disponibili, o dover completare un task che richiede l’utilizzo di più piattaforme diverse: se c’è un problema anche in una sola di esse, tutto il processo sarà un fallimento.

In un’azienda come la nostra, totalmente in remoto e in cui possiamo organizzare le giornate lavorative con una certa elasticità, serviva un tool che potesse centralizzare l’informazione e renderla disponibile a tutti in qualsiasi momento, stakeholder compreso, e aiutarci con l’organizzazione del lavoro. Negli anni abbiamo visto passare (e fallire) tanti tool, dai chat-based ai task-based, alcuni che proponevano un'usabilità tremenda e altri che non erano proprio all-in-one e ci costringevano ad usare le mail, strumento a cui abbiamo sempre apertamente deciso di fare la guerra. E anche se siamo tutti nerd, nel senso buono e tecnologico del termine, cambiare lo strumento di comunicazione porta sempre dietro overhead e insoddisfazione se il nuovo strumento non risolve tutti i problemi di quello vecchio.

Le piattaforme basate esclusivamente su chat di gruppo sono uno strumento caotico e nascondono mille insidie. Essere presenti in una dozzina di conversazioni che da un momento all’altro possono richiedere attenzioni più o meno impellenti è un processo sfiancante, che obbliga a un continuo switch di focus e che finisce ad assorbire energie come un buco nero. Il tutto in un ambiente tossico di ora e subito, data la natura effimera e sfuggente di una chat i cui i messaggi sono validi nel momento in cui si scrivono ma non più tra qualche ora, figuriamoci nei giorni successivi.

Allo stesso modo, gli strumenti basati solo sulle liste non funzionano per noi — non adattiamo il metodo scrum alla lettera ma ce lo siamo cucito addosso nel modo più adatto alla nostra realtà. Uno dei problemi più comuni quando si ha a che fare con le liste è la sensazione di un lavoro senza fine, con liste interminabili, a volte duplicate e con tre task che si aprono non appena se ne chiude uno. La frustrazione di non avere un obiettivo misurabile davanti ma solo una lista di to-do è uno dei problemi più sentiti da chiunque lavori nello sviluppo software.

Non credo molto alla frase Il tool è giusto, è l’utente che ne fa un uso sbagliato, e non ci crede nemmeno Don Norman, che sposta invece il focus sul cattivo design. Tuttavia sarebbe falso dire che liste e chat real-time sono il male assoluto; piuttosto sono strumenti utili in certi casi ma in un’ipotetica cassetta degli attrezzi che copre altre necessità e risponde a filosofie diverse da quella del tutto è urgente o quella che un progetto è solo una cascata (o waterfall?) di task.

Cantiere Creativo promuove un approccio client-first, che si traduce in un coinvolgimento dello stakeholder sin dal momento di briefing e programmazione della roadmap, alla definizione degli obiettivi dei singoli sprint fino al release del prodotto. Per questo motivo la partecipazione dello stakeholder come decision-maker deve avvenire sulla stessa piattaforma in cui il team opera e comunica, in tutta trasparenza e nell’ottica di prevenire problemi — i classici elefanti nella stanza — che se comunicati tempestivamente sono anche più semplici da risolvere. Su Basecamp ogni volta che parliamo di team, includiamo sempre anche lo stakeholder.

Uno dei mantra di Basecamp è proprio questo: l’adesso è un’eccezione, la regola è l’asincrono. Pensare che ogni membro del team sia disponibile a stretto giro in qualsiasi momento è un atteggiamento che si porta dietro l’ansia di ho paura di perdermi qualcosa ed è comunque impensabile da sostenere in un ambiente multidisciplinare, remoto e con orari non omogenei. La chat rimane strumento indispensabile per vere emergenze, per chiarimenti rapidi e comunque per garantire a tutti un senso di appartenenza che è uno dei maggiori pain point di un team totalmente remoto — per tutto il resto le discussioni si svolgono in modo asincrono. Una discussione asincrona dà la possibilità a tutti di poter contribuire in modo ragionato e in tempi più dilatati, per raggiungere una soluzione condivisa che rimane consultabile nel tempo. Il contenuto di una chat o di una video call di una parte del team evapora nel tempo ed è a beneficio dei soli partecipanti — la scrittura solidifica i concetti ed è democratica perché consultabile anche da chi non era presente o dalle persone che si aggiungeranno al team nel futuro.

Una delle caratteristiche fondamentali di Basecamp è che tutto è commentabile. Un documento, un post nella message board, un singolo task: tutto può diventare una discussione. Il grande vantaggio è che tutti i commenti sono adesso agganciati al giusto contesto — la ricerca non sarà più dunque sulla singola informazione ma all’argomento a cui si riferisce. Niente più stress da mail e allegati perduti: l’oggetto e la sua discussione sono nello stesso, unico luogo per tutti.

Il primo livello di granularità che impostiamo per ogni singolo sprint è quello della suddivisione in epic, o macro obiettivi, che sono condivisi e chiari per tutti, stakeholder in primis. Basecamp offre una feature fondamentale per tenere sotto controllo gli sviluppi del progetto, e questa è la hill chart. Come suggerisce il nome, si tratta di una collina che gli epic percorrono da sinistra verso destra, prima in salita e poi in discesa, una volta raggiunta la parte centrale e più alta. La posizione dei macro obiettivi lungo la collina non è nient’altro che un grossolano ma indicativo snapshot dello sprint — a colpo d’occhio capiamo lo stato dello sprint, quali macro aree sono più complicate da affrontare e quali sono concluse. In questo modo tutto il team è consapevole dei progressi ed è più semplice monitorare e prevenire eventuali complicazioni.

Ti sei riconosciuto in qualche problema di comunicazione o sei incuriosito su come gestiamo i team in remoto? Scrivici e saremo felici di aiutarti.